Kinh nghiệm kinh doanh quán cà phê qua 5 giai đoạn (Update 2024)

Quán cà phê là một mô hình kinh doanh chủ yếu phục vụ cà phê (gồm nhiều loại như espresso, latte, cappuccino), các đồ uống lạnh khác và món ăn nhẹ. Đây là một không gian kinh doanh được thiết kế và vận hành để đáp ứng các nhu cầu đa dạng như gặp gỡ, làm việc, thư giãn của khách hàng. 

Hoạt động kinh doanh cà phê trong vài thập niên trở lại đây luôn là một mảnh đất màu mỡ cho các doanh nhân, nhờ vào các chính sách thúc đẩy sản xuất và xuất khẩu cà phê ở Việt Nam.

Tuy nhiên, theo Báo cáo thị trường kinh doanh ẩm thực tại Việt Nam 6 tháng đầu năm 2024, ít nhất 30.000 cửa hàng đã phải đóng cửa. 

Nguyên nhân chủ yếu là do các thách thức về chi phí vận hành, sự cạnh tranh khốc liệt, và việc thiếu kinh nghiệm quản lý. Thị trường kinh doanh cà phê luôn cạnh tranh và biến động, vì vậy để có được khởi đầu kinh doanh thuận lợi, việc nghiên cứu kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng. 

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế về mở quán cà phê qua 5 giai đoạn khác nhau, bao gồm chuẩn bị mở quán, mặt bằng kinh doanh, định hướng phát triển, thi công – khai trương và cảm nhận cùng điều chỉnh.  Với hơn 10 năm tư vấn và thi công nhiều công trình cho các quán cà phê lớn như Cheese Coffee, Karka, Amour Coffee, tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh và tránh đi vào “vết xe đổ” của những thương hiệu đi trước.

I. Giai đoạn 1: Chuẩn bị mở quán 

Giai đoạn đầu tiên trong việc mở quán cà phê là các bước chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm việc thu thập thông tin cần thiết từ những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, trang bị kiến thức chuyên môn về pha chế, vận hành và quản lý quán, cũng như lập kế hoạch kinh doanh chi tiết. 

Đây là bước nền tảng kéo dài từ 3 đến 6 tháng, tùy thuộc vào mức độ sẵn sàng và kỹ năng của mỗi người. Giai đoạn này đóng vai trò cốt lõi trong việc xác định hướng đi rõ ràng, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công khi bắt đầu kinh doanh quán cà phê. 

1. Thu thập thông tin về kinh doanh cà phê từ người đã kinh nghiệm mở quán cafe

Thu thập thông tin từ chuyên gia giúp hạn chế rủi ro khi mở quán

Có 7 mục bạn cần tìm hiểu và nắm bắt trong quá trình chuẩn bị mở quán cà phê:

1. Cách tổ chức và vận hành một quán cà phê, gồm các mô hình phổ biến như nhượng quyền, mua lại quán và tự thành lập quán.  
2. Kỹ năng liên quan đến điều hành, tổ chức nhân sự và quản lý tài chính, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ.
3. Công thức pha chế, nguyên liệu cần thiết để xác định tính khả thi khi đưa đồ uống mới vào menu. 
4. Số tiền lãi/lỗ = Doanh thu – Các khoản phí.
5. Giá thuê nhân sự: Bạn cần xác định chi phí thuê nhân viên theo giờ, mức lương cơ bản, và các khoản phúc lợi kèm theo. 
6. Cách tuyển nhân sự: Quy trình tuyển dụng cơ bản gồm 3 bước là đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn và thử việc. 
7. Là những thách thức có thể gặp phải như biến động giá nguyên liệu, thay đổi thị hiếu khách hàng hoặc khó khăn về pháp lý. 

Bên cạnh 7 mục đã kể trên, bạn hãy tiếp cận thêm các kinh nghiệm khác để làm phong phú thêm kiến thức về kinh doanh quán cà phê. Tôi sẽ phân tích cụ thể hơn ngay dưới đây. 

Xem thêm: Checklist 15+ Dụng cụ và thiết bị không thể thiếu khi kinh doanh quán cà phê

2. Tự trang bị kiến thức chuyên môn cho bản thân

Kiến thức chuyên môn giúp dễ quản lý quán khi vận hành

Với 1 người mới hoặc đã từng kinh doanh cafe nhưng chưa thành công, có 2 cách để bạn tự học và trang bị kiến thức chuyên môn:

• Học các kỹ năng pha chế cơ bản tại trung tâm đào tạo ngắn hạn. Kiến thức về pha chế cho phép bạn đảm bảo chất lượng đồ uống đồng đều, chọn lựa công thức phù hợp với tệp khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách. Khi có sự cố nhân sự, chủ quán có thể trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới, duy trì chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, việc nắm rõ kỹ thuật pha chế cũng giúp bạn kiểm soát chi phí nguyên liệu và giá thành sản phẩm, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận cho quán.
• Thực tập vị trí vận hành, quản lý ở quán bạn bè hoặc tham gia thực tập chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý quán, giờ giấc, tính toán số lượng nhân viên cần thiết và nắm bắt các công việc như thu ngân hay lên lịch làm việc.

Xem thêm: Tìm hiểu về Barista và Bartender

3. Lên kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là một bản kế hoạch chi tiết mô tả mục tiêu của doanh nghiệp, các chiến lược cụ thể, mô hình kinh doanh, dự báo tài chính, phân tích rủi ro,… giúp chuẩn bị cho những thách thức và cơ hội có thể gặp phải trong quá trình kinh doanh cafe. 

Để cân nhắc chọn giữa các mô hình, hãy xem xét ba tiêu chí chính: đối tượng khách hàng, chi phí đầu tư ban đầu và tiềm năng doanh thu. Với quán cà phê tự thành lập, chủ quán có thể tham khảo mô hình take-away, sân vườn, hoài cổ, âm nhạc hay các hình thức khác.

Mỗi mô hình yêu cầu mức đầu tư khác nhau, từ cao cấp đến bình dân. Bạn cần xác định chi phí cố định, không cố định và vốn dự phòng rủi ro. Cụ thể:

• Chi phí tối thiểu để trả lương, thuê mặt bằng, nhập nguyên liệu, điện nước…
• Biến phí kinh doanh: chương trình Marketing, thuê thêm giờ nhân sự, hư hỏng nguyên liệu…
• Xin các giấy phép và thủ tục pháp lý cần thiết: Các giấy tờ cơ bản bao gồm giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. 

Kinh doanh quán cà phê luôn là thị trường đầy biến động, bạn hãy sẵn sàng linh hoạt ứng biến khi thực tế khác với dự kiến. 

Cần làm gì khi đang là “newbie” trong việc kinh doanh cà phê hoặc bao giờ mở quán thành công? Dưới đây là các bước chi tiết cho bạn: 

• Tìm hiểu và học khóa quản lý quán cà phê
• Học về quản trị các chương trình
• Tìm người cố vấn về mặt giấy tờ, pháp lý, vận hành. Bạn có thể tham gia các group trên Facebook với đông thành viên như Chủ quán cà phê (711K thành viên), Hội những người dự định MỞ QUÁN CÀ PHÊ (22K thành viên),… để được nghe những kinh nghiệm thực tế.

II. Giai đoạn 2: Mặt bằng kinh doanh

Mặt bằng kinh doanh là không gian mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình. Với mô hình kinh doanh tại quán, mặt bằng thường cần thiết cho không gian phục vụ khách, khu vực pha chế, nhà vệ sinh và kho lưu trữ. 

So với các mô hình kinh doanh khác, mặt bằng của quán cà phê đòi hỏi không gian rộng rãi, thuận lợi về giao thông, có vỉa hè, có chỗ đậu xe, gần khu dân cư, văn phòng, trường học… 

Tùy theo mô hình kinh doanh, phân khúc khách hàng mà bạn sẽ quyết định nên đầu tư vào mặt bằng như thế nào. Dưới đây là những lưu ý khi chọn lựa vị trí mở quán cà phê:

• Mặt bằng nằm trên đường hai chiều: Đường hai chiều giúp tăng khả năng tiếp cận từ cả hai hướng, thu hút khách hàng nhiều hơn, đặc biệt là khách vãng lai.
• Không bị che khuất tầm nhìn: Tại TP.HCM, những khu vực ven sông như Thảo Điền, Thủ Thiêm ở Quận 2 hay Quận 9 đang thu hút nhiều mô hình quán cà phê nhờ không gian thoáng đãng và tầm nhìn đẹp .
• Gần khu đông dân cư hoặc văn phòng: Các quán ở vị trí này thường có lượng khách ổn định, thuận lợi cho việc giao hàng hoặc bán takeaway.
• Gần các trạm giao thông quan trọng: Những nơi gần tàu điện ngầm, du thuyền bến xe buýt, bến tàu hoặc khu vực đang phát triển về hạ tầng sẽ có đông người qua lại, hứa hẹn tiềm năng lợi nhuận cao.
• Mặt bằng vuông vắn, không chung chủ: Mặt bằng dễ bố trí nội thất, với pháp lý rõ ràng và chủ nhà sẵn sàng ký hợp đồng dài hạn sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi kinh doanh.
• Điện nước tốt, không ngập sâu: Hệ thống điện nước không ổn định và nằm trong vùng thường xuyên ngập nước sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách khi vào mùa mưa.
• Khu vực an ninh ổn định: Mặt bằng không nên nằm trong những khu vực có an ninh phức tạp để đảm bảo sự an toàn cho khách hàng và tài sản của quán.
• Giá thuê hợp lý: Giá mặt bằng cần nằm trong khả năng chi trả và dự toán ban đầu. Tuy nhiên, cần chuẩn bị tinh thần rằng giá thuê thực tế thường cao hơn một chút so với kế hoạch.

Trần Gia Phát đã có tư vấn và hỗ trợ chọn mặt bằng cho Kafka Cafe & Vegetarian Kitchen.  Tệp khách hàng mà chủ quán hướng tới là những doanh nhân thành đạt, người giàu có với lối sống sang trọng, healthy. Nắm được điều đó, chúng tôi đã tư vấn cho quán lựa chọn P. Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức. Xung quanh trung tâm hành chính quận 2, hàng chục căn biệt thự xa hoa, các khu chung cư cao cấp mọc lên như dự án căn hộ Đảo Kim cương, Waterina Suites, Feliz en Vita,… 

Mỗi khu vực đều có yêu cầu khác nhau về diện tích và giá cả. Chẳng hạn, tại TP.HCM, diện tích quán cà phê trung bình là khoảng 30m², trong khi tại Hà Nội, diện tích nhỏ hơn (15-20m²) nhưng giá thuê có thể cao hơn gấp đôi. 

III. Giai đoạn 3: Định hướng phát triển quán cà phê

Xây dựng định hướng phát triển quán cà phê là yếu tố cốt lõi để đảm bảo sự phát triển bền vững. Giai đoạn này bao gồm việc tìm đơn vị tư vấn và phân bố các gói đầu tư. Khi có đủ kinh nghiệm từ chuyên gia, bạn sẽ nắm rõ chi phí dự kiến và dễ dàng lập kế hoạch phân bổ các gói đầu tư hiệu quả. 

1. Tìm đơn vị tư vấn

Để có được khởi đầu hiệu quả và tránh rủi ro, bạn nên tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Dưới đây là các đầu mục quan trọng mà tôi đề xuất những chủ quán tương lai nên cân nhắc tìm đến chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh quán cà phê: 

• Thi công nội thất
• Tư vấn thiết bị quán cà phê
• Cung ứng nguyên vật liệu, dụng cụ
• Quảng cáo
• Tuyển dụng nhân sự

Những đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ là cánh tay đắc lực, hỗ trợ bạn trong bước đầu vận hành hay giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Dự án quán

Trần Gia Phát cũng vừa tư vấn thiết kế khu vực pha chế cho một quán cà phê Tại Chung Cư Mỹ Khang Quận 7, Hồ Chí Minh. 

Mô hình kinh doanh mong muốn của quán là hoạt động cả ngày lẫn đêm, buổi sáng sẽ bán cà phê và mở quầy bar vào buổi tối. Vì bartender và barista là 2 mảng khác nhau, nên khi khách tự thiết kế 1 không gian chung để phục vụ cả 2 nhu cầu sáng và tối, đã xảy ra xung đột, quầy bán không thể phục vụ tốt cho cả 2 nhu cầu. Thiết bị không được bảo quản đúng cách bởi barista không có chuyên môn bartender, và ngược lại.

Để giải quyết vấn đề này, Trần Gia Phát đã tư vấn gói thiết kế nội thất khu vực quầy pha chế kèm thi công. Đội ngũ thiết kế sẽ tách bạch khu vực quầy cà phê và bar, đồng thời tư vấn thêm các thiết bị quầy, module pha chế phù hợp.

2. Phân bố gói đầu tư

• Thi công nội thất: Thiết kế độc đáo chính là điểm nhấn cho quán cà phê, quyết định 70% đến quyết định lựa chọn điểm đến của khách hàng. Bạn nên hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm thi công quán cà phê để đảm bảo mọi chi tiết được thực hiện theo ý tưởng.
• Tư vấn thiết bị: Các thiết bị như máy pha cà phê, tủ lạnh, và máy xay cần được lựa chọn kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng đồ uống và năng suất chế biến. Tư vấn thiết bị là vô cùng cần thiết để xác định loại máy móc phù hợp cho từng nhu cầu và chi phí. 
• Cung ứng nguyên vật liệu, dụng cụ: Nguyên vật liệu, dụng cụ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đồ uống. Vì thế, chọn đối tác cung ứng cà phê, bột, siro cũng như các dụng cụ như ly, bình lắc uy tín sẽ giúp bạn tránh tổn thất về sau. 
• Quảng cáo: Để nhanh chóng định vị quán trên thị trường, bạn nên đầu tư vào các hình thức quảng bá như tờ rơi, website, và chạy quảng cáo trực tuyến. Việc quảng cáo sớm giúp thu hút sự chú ý ngay từ khi quán mới bắt đầu hoạt động.
• Tuyển dụng nhân sự: Thái độ làm việc, phục vụ của nhân viên cũng một phần quyết định khách có quay lại hay không. Việc lập kế hoạch tuyển dụng sớm các vị trí quan trọng như nhân viên pha chế, thu ngân, quản lý sẽ giúp bạn dễ dàng vận hành quán từ những ngày đầu. 

Xem thêm:

• Thiết kế Quầy pha chế Bar Cocktail
• Thiết kế Quầy pha chế quán cafe
• Thiết kế Quầy pha chế quán trà sữa
• Thiết kế Quầy pha chế ngoài trời
• Thiết kế và thi công Xe bán hàng lưu động

IV. Giai đoạn 4: Thi công và khai trương

Giai đoạn thi công và khai trương là thời điểm mà bạn biến mọi ý tưởng về không gian, menu và dịch vụ của quán cà phê thành hiện thực. Trong thời điểm thực hiện hóa kế hoạch, cần đảm bảo mọi thứ được triển khai chặt chẽ và đúng tiến độ. Dưới đây là chi tiết các bước trong giai đoạn thi công và khai trương.

1. Thi công và chuẩn bị

Trong quá trình thi công, việc giám sát chặt chẽ các nhà thầu là rất cần thiết để đảm bảo công trình diễn ra đúng thiết kế và không làm gián đoạn thời gian dự kiến khai trương. Giám sát chặt chẽ cũng giúp phát hiện sớm những sai sót để điều chỉnh kịp thời. 

Trong thời gian này, bạn cùng đội ngũ nhân viên cốt lõi cần xác định lại menu chính thức, điều chỉnh giá bán và các thiết bị hoặc công cụ nếu cần thiết. Chụp ảnh sản phẩm, tiến hành marketing quán và test món cũng là công đoạn không thể thiếu.  

Các hoạt động khác bao gồm kiểm tra nguồn nguyên liệu, lựa chọn ly tách và các dụng cụ khác nên được tiến hành sao cho phù hợp với phong cách của quán. Đồng thời, đây cũng là lúc tuyển dụng nhân sự phục vụ. Bạn nên tuyển nhiều hơn mức yêu cầu để đảm bảo có đủ nhân sự sau khai trương, đồng thời tạo điều kiện để lựa chọn những ứng viên tốt nhất.

2. Khai trương

Để ngày khai trương diễn ra trọn vẹn và không bị quá tải, bạn nên tuyển đủ nhân sự trước 10 ngày. Điều này đảm bảo nhân sự được training đầy đủ cũng như có thể hỗ trợ bạn chuẩn bị các công việc như chuẩn bị khai trương, dọn dẹp, phát bóng, tờ rơi,…

Trước khai trương khoảng vài ngày, chủ quán nên mở cửa bán thử để chạy thử nghiệm quán, điều chỉnh công thức và phân công nhiệm vụ cụ thể. Đây là cách hiệu quả để kiểm tra các quy trình, dịch vụ, và sẵn sàng chỉnh sửa kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.

Các chiến dịch tiếp thị cần hoàn thành trước ít nhất 5 ngày để khi khai trương diễn ra, quán đã sẵn sàng đón tiếp khách. Bạn cũng nên kiểm tra lần cuối các chương trình giảm giá, quà tặng để khảo sát các ý kiến trái chiều.

Thông thường, các quán cà phê mới sẽ trải qua giai đoạn thử nghiệm 3-6 tháng để tối ưu hóa menu, sau đó bắt đầu phát triển và thu hồi vốn sau thời gian này.

V. Bước 5: Cảm nhận và điều hướng

Sau vài tháng khai trương và vận hành, bạn đã tích lũy đủ trải nghiệm thực tế về tình hình hoạt động của quán cà phê. Đây là thời điểm để nhìn lại, đánh giá kết quả và đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

Dù quán của bạn đang thành công rực rỡ hay gặp khó khăn, việc đánh giá vẫn vô cùng cần thiết để rút ra kinh nghiệm kinh doanh quý báo. Đừng nên quá tập trung vào doanh thu, mà còn phải xem xét những yếu tố khác như phản hồi của khách hàng, hiệu quả của chiến lược marketing, không gian quán, khả năng của nhân viên.

Không nên quá đau buồn hay phấn khích, điều ta cần lúc này là cảm nhận và điều chỉnh:

• Trường hợp bạn thành công rực rỡ: Xem xét lại số lượng và chất lượng các món trong menu, loại bỏ những món ít bán chạy và nâng cao chất lượng của những món bán chạy để tạo sự khác biệt. Đừng quên thử nghiệm những điều mới như ra mắt thêm món, thay đổi hình thức marketing. Đây cũng là lúc tối ưu hóa khâu pha chế, giao hàng, tinh giảm nhân viên để tạo ưu thế cạnh tranh và tăng tinh thần làm việc cho nhân sự.

• Trường hợp hoạt động không được như mong muốn: Đừng vội nản lòng mà hãy xem lại tổng quan các yếu tố giá cả, nhân viên, công thức, không gian quán,… Bạn cần tiến hành phân tích kỹ lưỡng phản hồi của khách hàng, đánh giá lại mức độ phù hợp của các sản phẩm với thị hiếu của người tiêu dùng. Tìm hiểu rõ hơn về đặc điểm khách hàng thường xuyên đến quán và thời gian lưu lại của họ để điều chỉnh dịch vụ sao cho phù hợp hơn. 

Bất kể tình hình hiện tại như thế nào, hãy luôn nghĩ về các chiến lược phát triển dài hạn. Một năm có bốn mùa và mỗi mùa đều mang đến cơ hội để thay đổi hoặc cập nhật menu nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hãy tận dụng sự đa dạng của các ngày lễ, thời tiết để tạo nên nhiều màu sắc thú vị, mới mẻ hơn cho hoạt động kinh doanh, ví dụ như trang trí cây thông Noel, Tết,..

Với sự kiên trì và tinh thần cải tiến không ngừng, tôi tin rằng bạn sẽ đạt được thành công, bởi hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân. Dù có khó khăn hay thách thức, hãy luôn nhớ rằng mọi bước đi đều mang đến những kinh nghiệm quý báu.

Trần Gia Phát cam kết sẽ luôn đồng hành và hỗ trợ bạn trong mọi giai đoạn. Hãy giữ vững niềm tin và tiếp tục nỗ lực không ngừng!